Modelo Contrato de Organización de Eventos y Locación en PDF — Colombia

CONTRATO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, PRODUCCIÓN LOGÍSTICA Y/O LOCACIÓN

En Bogotá D.C., a 15 de junio de 2026, celebran el presente contrato:

CLIENTE: Soluciones Andinas S.A.S., identificado(a) con NIT número 901.234.567-8, quien para los efectos del presente contrato se denominará el/la CLIENTE

PROVEEDOR: María Fernanda López Ramos, identificado(a) con C.C. número 52.789.456, quien para los efectos del presente contrato se denominará el/la PROVEEDOR(A)

PRIMERA. OBJETO. EL CLIENTE contrata a EL PROVEEDOR para planear, coordinar, producir, operar, facilitar la locación o prestar los servicios necesarios para el evento descrito en este contrato, de acuerdo con el alcance pactado y los anexos aprobados.

SEGUNDA. LUGAR Y ÁREAS INCLUIDAS. El evento se realizará en:

• Dirección completa del lugar o locación
• Salón, zonas comunes, parqueaderos, camerinos, cocina y baños incluidos
• Restricciones, plano o áreas expresamente excluidas

Cualquier área, servicio, acceso o equipo no descrito expresamente se entiende excluido salvo aprobación escrita.

TERCERA. FECHA, HORARIO Y AFORO. El evento se realizará el 15 de junio de 2026, con inicio a las 6:00 p.m. y terminación, desmontaje o entrega a las 2:00 a.m. del día siguiente, desmontaje hasta 4:00 a.m.. La naturaleza, aforo, asistentes, staff, restricciones y condiciones de ingreso son:

• Tipo de evento: boda / concierto / lanzamiento / conferencia / fiesta / otro
• Aforo máximo autorizado e invitados esperados
• Menores, VIP, staff, accesos y restricciones de ingreso

CUARTA. SERVICIOS INCLUIDOS. EL PROVEEDOR entregará los siguientes servicios, equipos, personal, productos, entregables, aprobaciones o soportes:

• Locación, coordinación, sonido, iluminación, tarima o mobiliario incluidos
• Decoración, seguridad, limpieza, boletería o acreditación incluidos
• Servicios o equipos expresamente excluidos del alcance

QUINTA. MONTAJE Y DESMONTAJE. Las reglas de ingreso, montaje, pruebas, operación, desmontaje, limpieza, entrega e inventario inicial/final serán:

• Fechas y horas de ingreso, montaje y pruebas de sonido
• Proveedores autorizados e inventario inicial
• Desmontaje, limpieza, acta de entrega y hora límite de salida

SEXTA. PROVEEDORES TERCEROS. Los proveedores externos, artistas, operadores técnicos, catering, seguridad, decoración, transporte u otros terceros se coordinarán así:

• Catering externo, DJ, artistas, producción técnica o decoración externa
• Transporte, seguridad, pólizas y acreditaciones de terceros
• Responsable de contratar cada tercero y contratos separados aplicables

Cada parte será responsable por los terceros que contrate directamente, sin perjuicio de los deberes de coordinación, seguridad y cumplimiento del evento.

SÉPTIMA. ALIMENTOS Y BEBIDAS. EL PROVEEDOR no asume catering, alimentos ni bebidas salvo que estén incluidos expresamente en otro anexo firmado. Si EL CLIENTE introduce proveedores externos, deberá cumplir permisos, inocuidad, acceso, limpieza y coordinación.